Pengertian Dan Penulisan Press Release
Menurut Soemirat dan Ardianto (2004) press release atau siaran pers yakni informasi dalam bentuk informasi yang dibentuk oleh Public Relations (PR) suatu organisasi/ perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers/ redaksi media massa (tv, radio, media cetak, media online) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut.
Jadi press release secara sederhana yakni informasi yang disampaikan oleh Public Relations perusahaan atau forum kepada media massa dalam bentuk informasi semoga dipublikasikan di media massa semoga diketahui publik.
Press release biasanya juga sering disebut news release oleh orang-orang media. Sebuah press release haruslah bersifat informatif. Informasi yang disampaikan melalui press release berasal dari company atau product yang disampaikan oleh Public Relations harus berupa data dan fakta bukan opini.
Syarat-syarat Press Release:
- News Worthly
- News Value
Press Release di buat oleh perusahaan atau organisasi bukan perseorangan. Dalam penulisan press release memakai gaya piramida terbalik (inverted pyramid). Dimulai dengan menciptakan lead / teras berita/ kepala informasi sebagai paragraf pertama yang mengandung unsur 5W + 1H. Setelah menulis lead sebagai paragraf pertama, kembangkan lead itu dalam paragraf kedua untuk menjelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu dijelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu dijelaskan. Kemudian masuk kepada badan berita. Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini berarti menulis informasi dari mulai yang sangat penting (lead) hingga kepada semakin tidak penting. Sedangkan judul diambil dari lead.
Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini digunakan dengan alasan: Pertama, pembaca dikategorikan sebagai orang sibuk dan memiliki waktu yang singkat untuk mendapat berita-berita yang faktual. Kedua, redaksi media massa harus memotong Press Release tersebut tanpa mengurangi isi pokoknya. Ketiga, redaksi tidak memiliki cukup waktu untuk membaca keseluruhan Press Release. Sebelum redaksi memutuskan dibuang atau digunakan release tersebut, mereka harus tahu dengan cepat apa keseluruhan isi release itu (Cole dalam Soemirat dan Ardianto, 2004).
Aturan-aturan Press Release berdasarkan Bivins, 1991:
- PRL harus jelas, ditulis dikertas surat tanpa hiasan.
- Margin 1 (nero) indent paragraf
- Alamat pengirim diletakkan di sudut kiri atas halaman pertama dan contact person (lengkap) yang terpenting yakni no HP.
- Tanggal release tertera dimargin kanan sedikit lebih kebawah dibandingkan margin alamat.
- Penulisan judul ditulis dalam 1 spasi dan digaris bawahi (huruf kapital).
- Tubuh atau uraian PRL ditulis dalam 2 spasi.
- Jika lebih dari 1 halaman, PRL di bawah halaman dalam more diletakkan dalam kurung atau tanda garis pisah.
- Halaman berikutnya ditandai dengan isyarat diikuti beberapa garis pemisah, nomor halaman, pada kiri atas.
- Akhiri goresan pena dengan kata “end” atau “-30-“ atau simbol hashtag (###).