4 Langkah Sukses Menanggapi Surat Pembaca

4 Langkah Sukses Menanggapi Surat Pembaca

Surat pembaca merupakan surat yang ditulis dan dimuat dalam surat kabar/koran, tabloid, atau majalah (media massa) yang berisi tanggapan, kritik, saran, keluhan, ajakan, imbauan, ucapan terima kasih, dan lain-lain. Surat pembaca merupakan surat terbuka yang isinya sanggup dibaca oleh siapa saja serta sanggup ditujukan kepada lembaga, pemerintah, perusahaan, kantor, perorangan, kelompok, atau organisasi.

Seiring berkembangnya zaman, dikala ini surat pembaca tidak hanya disampaikan melalui media massa konvensional saja, namun juga melalui media sosial. Media sosial yang  sering dipakai diantaranya blog, facebook, twitter, dan lain-lain. Hal ini tentunya mengakibatkan pekerjaan Public Relations semakin berat dan melelahkan. Karena bagi seorang Public Relations menanggapi surat pembaca ialah belahan dari pekerjaannya. 

Nah,  berikut ini ada beberapa langkah yang harus dilakukan Public Relations untuk menanggapi surat pembaca, diantaranya:

• 1. Read (membaca)

Hal paling penting yang pertama kali harus dilakukan seorang Public Relations yaitu membaca surat pembaca yang disampaikan. Tujuanya agar Public Relations mengetahui apa saja yang disampaikan oleh pembaca baik itu melalui media cetak atau pun media sosial. 

• 2. Identifikasi

Setelah membaca surat pembaca yang disampaikan, selanjutnya seorang Public Relations mencari tahu perihal dilema yang terjadi. Yaitu dengan merumuskan apa saja hal-hal detail dari dilema tersebut dan mencari warta perihal sumber masalah. 

• 3. Crosscheck

Mengkaji atau mengecek ulang informasi-informasi sebelum memutuskan atau memperlihatkan statemen. Hal ini agar Public Relations nantinya sanggup menyampaikan informasi yang sempurna dan akurat serta tidak ada unsur kebohongan.

• 4. Solution

Setelah melalui beberapa tahap sebelumnya, tahapan terakhir ialah memilih solusi untuk dilema yang sedang dihadapi. Setelah menemukan solusi yang tepat, seorang Public Relations membuat press release atau press conference. Bisa jugandengan menuliskan jawaban pada media dimana surat pembaca itu muncul.