Tahapan Kerja Public Relations
Public Relations merupakan suatu bentuk kegiatan komunikasi yang lebih menitik beratkan pada perjuangan untuk menumbuhkan suasana kerjasama, membuat saling pengertian antara publik yang berkepentingan dengan perusahaan guna mendapat tujuan kedua belah pihak dalam suasana yang saling menguntungkan.
Dalam melaksanakan kegiatan Public Relations tersebut, dikenal tahapan-tahapan untuk mencapai tujuan yang efektif. Tahapan-tahapan tersebut merupakan pola kegiatan komunikasi atau proses Public Relations. Adapun tahapan-tahapan itu berdasarkan Cutlip dan Centre dalam Rachmadi (2001: 111) dibagi ke dalam empat tahap, yaitu:
1. Fact Finding
Fact finding yakni pencarian fakta, data atau informasi yang mendukung aktivitas humas. Data-data dan fakta sanggup diperoleh melalui survei pendapat, baik yang bersifat internal public maupun yang bersifat eksternal publik dengan memakai beberapa pendekatan. Dalam fase pencarian dan inovasi data atau fakta ini, maka konsultan Public Relations dituntut untuk melaksanakan hal-hal sebagai berikut :
- Selalu memperhatikan banyak sekali kejadian atau perkembangan sosial, politik dan juga ekonomi yang secara pribadi atau tidak pribadi akan mempengaruhi organisasi atau perusahaan.
- Mengumpulkan banyak sekali macam data untuk diolah menjadi informasi.
- Menganalisis informasi itu semoga sesuai dengan keperluan organisasi atau perusahaan.
- Selalu siap menyajikan banyak sekali informasi secukupnya kepada setiap unit organisasi atau perusahaan.
- Menyempurnakan segala macam informasi yang dirasa masih kurang lengkap atau memadai.
- Melengkapi simpanan data-data dan informasi, antara lain dengan menyelenggarakan dokumentasi dan mengkliping semua informasi dari media massa yang dianggap (press clipping).
2. Planning (perencanaan)
Perencanaan ini dihentikan diabaikan, namun harus dipikirkan secara matang sebab turut memilih suksesnya pekerjaan Public Relations secara keseluruhan. Perencanaan disusun atas data dan fakta yang telah diperoleh, bukan berdasarkan impian Public Relations. Berdasarkan pada rumusan masalah, dibentuk seni administrasi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat aktivitas kerja berdasarkan kebijakan forum yang juga diubahsuaikan dengan kepentingan publik.
3. Communication (komunikasi)
Tahap berikutnya yakni tahap komunikasi atau pelaksanaan kegiatan. Agar dalam pelaksanaannya diperoleh hasil yang diperlukan maka prinsip-prinsip dalam komunikasi perlu diperhatikan. Agar proses komunikasi sanggup berjalan dengan baik, maka beberapa hal perlu diperhatikan yaitu kredibilitas, keterkaitan, isi, kejelasan, keberlanjutan dan konsistensi, saluran/media dan kemampuan khalayak.
Komunikasi ini terbagi menjadi dua hal yaitu internal dan eksternal.
- Internal: Seorang humas penghubung komunikasi dari staf tertinggi hingga terendah semoga sanggup satu fatwa atau sepemahaman.
- Eksternal: Seorang humas harus bisa sebagai penghubung ke intansi eksternal terkait.
4. Evaluation (Mengevaluasi)
Tujuan utama dari penilaian yakni untuk mengetahui apakah kegiatan Public Relations benar-benar dilaksanakan berdasarkan planning hasil penelitian berdasarkan hasil dari penelitian atau tidak. Jadi, tahapan penilaian sangat penting, sebab tanpa adanya penilaian, maka tidak akan diketahui hingga dimana kelancaran kegiatan Public Relations yang telah dilakukan oleh perusahaan.
Pada tahap ini, praktisi Public Relations dituntut untuk teliti dan seksama demi keakuratan data dan fakta yang ada. Akan tetapi, perlu diingat bahwa nama tengah seorang praktisi PR yakni ‘krisis’. Oleh sebab itu, sehabis final satu permasalahan, tidak menutup kemungkinan untuk mendapat problem gres lagi. Dengan demikian, tahap ini juga sebagai teladan perencanaan di masa mendatang.